Política de privacidade

Quem é o controlador dos seus dados

O OrbiNota é operado por Angelo Colli Henriques. Para os dados da sua conta comercial — cadastro da empresa, usuários, assinatura e cobranças — atuamos como controlador, decidindo as finalidades e os meios do tratamento.

Para os dados que a sua empresa registra dentro do motor fiscal — clientes, produtos, notas emitidas —, a controladora é a sua empresa. O OrbiNota atua como operador: tratamos esses dados seguindo as suas instruções e para executar o contrato.

Essa distinção importa na prática: pedidos de titulares sobre notas fiscais emitidas pela sua empresa devem ser dirigidos a ela, não a nós.

Quais dados tratamos

Tratamos apenas o necessário para o sistema funcionar e para cumprir obrigações legais. Não coletamos dado por precaução nem para revender.

• Cadastro da empresa: razão social, nome fantasia, CNPJ, inscrição estadual, endereço e telefone
• Conta de acesso: nome, e-mail, senha em hash e registros de entrada com data, hora e endereço IP
• Assinatura: plano, ciclo, situação, histórico de cobranças e identificadores do meio de pagamento
• Dado fiscal do seu ambiente: emitente, destinatários, produtos, documentos, XML e eventos
• Registros técnicos: logs de erro, auditoria de ações administrativas e trilha de atualizações
• Indicação comercial: quando você chega por link de parceiro, guardamos o código dele por 30 dias

O que nunca guardamos

Alguns dados não passam pelos nossos servidores, e isso é decisão de arquitetura, não promessa vaga.

• Número de cartão, código de segurança e validade — no Mercado Pago o cartão é convertido em token pelo próprio navegador; no Asaas ele é transmitido diretamente ao gateway sob HTTPS e descartado depois da solicitação
• Senha em texto legível — apenas o hash, que não permite recuperar a senha original
• A senha do seu certificado digital em texto — ela é cifrada com a chave da sua instalação

Por que tratamos cada dado

Toda operação tem uma base legal da LGPD por trás.

• Execução do contrato (art. 7º, V): criar sua conta, dar acesso ao sistema, cobrar a assinatura e prestar suporte
• Obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II): guardar documentos fiscais e registros de acesso pelos prazos exigidos
• Legítimo interesse (art. 7º, IX): proteger a plataforma contra fraude e abuso, e melhorar o produto a partir de uso agregado
• Consentimento (art. 7º, I): comunicação de marketing, que você pode revogar a qualquer momento sem perder acesso ao sistema

Isolamento entre clientes

Cada CNPJ roda em instalação e banco de dados próprios, num subdomínio dedicado. Não existe base compartilhada entre clientes do motor fiscal.

Isso não é preferência de arquitetura: o núcleo fiscal tem tabelas herdadas sem identificação de empresa, e colocar dois CNPJs no mesmo banco criaria risco real de um enxergar dados do outro. A separação elimina essa classe inteira de vazamento.

O painel comercial guarda apenas assinatura, implantação e referências de acesso. Ele não armazena notas fiscais dos seus clientes.

Com quem compartilhamos

Compartilhamos o mínimo, sempre com finalidade definida. Não vendemos dados pessoais e não cedemos sua base para terceiros usarem por conta própria.

• Gateways de pagamento (Asaas, Mercado Pago): dados necessários para processar a cobrança
• Hospedagem: a Hostinger armazena a aplicação e os bancos, em servidores no Brasil ou na região contratada
• Provedor de e-mail: envio de confirmação de conta, recuperação de senha e avisos operacionais
• Administrações tributárias: transmissão dos documentos fiscais que a sua empresa emite, como manda a legislação
• Autoridades: mediante ordem judicial ou requisição legal, no limite do que for exigido

Por quanto tempo guardamos

Documentos fiscais eletrônicos e seus eventos são guardados por cinco anos, conforme a legislação tributária. Esse prazo não pode ser encurtado por pedido de exclusão, porque decorre de obrigação legal.

Dados de cadastro e assinatura permanecem enquanto o contrato durar e pelos prazos de prescrição aplicáveis depois do encerramento. Registros de acesso são mantidos por seis meses, conforme o Marco Civil da Internet.

Encerrada a relação e vencidos os prazos, os dados são eliminados ou anonimizados.

Seus direitos como titular

A LGPD garante direitos que você exerce pelo canal de privacidade abaixo. Respondemos em até 15 dias.

• Confirmar se tratamos dados seus e acessar esses dados
• Corrigir dados incompletos, inexatos ou desatualizados
• Pedir anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários ou tratados em desconformidade
• Solicitar portabilidade a outro fornecedor
• Revogar consentimento, quando essa for a base do tratamento
• Ser informado sobre com quem compartilhamos seus dados
• Opor-se a tratamento fundado em legítimo interesse

Levar seus dados embora

Se você encerrar a assinatura, seus XMLs e o catálogo de produtos são seus e podem ser exportados. Não retemos sua base como forma de prender cliente.

A exportação sai em formato aberto: XML dos documentos fiscais, como a SEFAZ os autorizou, e CSV do catálogo e dos relatórios.

Como protegemos

Segurança não é declaração — é o conjunto de decisões abaixo, verificáveis no sistema.

• Todo o tráfego trafega por HTTPS; conexão sem criptografia é recusada
• Senhas com hash forte e sessões invalidadas quando a senha muda
• Certificado digital e chaves de gateway cifrados com AES-256-GCM
• Limitação de tentativas de login por e-mail e por endereço IP
• Proteção contra falsificação de requisição em todos os formulários
• Auditoria das ações administrativas, com autor, data e alvo
• Instalador de uso único, que se desativa sozinho ao concluir

Cookies

Usamos o mínimo. Um cookie de sessão mantém você conectado — sem ele não há login. Um cookie de indicação guarda por 30 dias o código do parceiro que trouxe você, para a comissão dele ser reconhecida.

Não usamos cookies de publicidade nem compartilhamos navegação com redes de anúncio.

Incidentes de segurança

Se ocorrer incidente que possa acarretar risco relevante aos titulares, comunicamos os afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados em prazo razoável, informando o que aconteceu, quais dados foram atingidos e quais medidas foram tomadas.

Mudanças nesta política

Quando esta política mudar de forma relevante, avisamos pelo e-mail cadastrado e pelo painel antes da mudança entrar em vigor. A data da última atualização fica sempre no topo desta página.

Canal de privacidade

Pedidos sobre dados pessoais, dúvidas sobre esta política e exercício de direitos: privacidade@orbinota.com.br. Encarregado pelo tratamento de dados: Angelo Colli Henriques.

Este documento descreve práticas reais do sistema, mas não substitui parecer jurídico. Antes do lançamento comercial, submeta-o a um advogado, especialmente quanto a prazos de retenção e às cláusulas de operador aplicáveis ao seu contrato.