Como importar XML de entrada no estoque

Por que redigitar a nota de compra é o pior gargalo do estoque

Uma nota de entrada com 40 itens leva de 30 a 60 minutos para ser digitada à mão. Pior: cada campo redigitado é uma chance de erro que só aparece semanas depois, quando o saldo não bate, o custo está errado ou a SEFAZ rejeita uma saída por causa de um NCM que alguém digitou torto.

O XML que o fornecedor já emitiu contém tudo o que você precisa: descrição, código, EAN, NCM, CFOP, unidade, quantidade, valor unitário, desconto, frete e cada tributo destacado. Ele foi validado pela SEFAZ antes de chegar até você. Reaproveitar esse arquivo não é atalho: é usar o dado que já passou por conferência oficial em vez de criar uma segunda versão dele.

O ganho real não é o tempo de digitação. É o custo de entrada virar um número confiável, que sustenta a formação do preço de venda e o inventário do fim do mês.

Onde conseguir o XML da nota de compra

Existem três caminhos, e vale conhecer os três porque o fornecedor nem sempre colabora com o primeiro.

O mais confortável é o próprio fornecedor enviar o arquivo por e-mail junto do DANFE. O segundo é a distribuição de DF-e da SEFAZ, que disponibiliza os documentos emitidos contra o seu CNPJ mesmo quando ninguém te mandou nada — é o caminho mais confiável, porque não depende de boa vontade. O terceiro é digitar os 44 dígitos da chave de acesso impressa no DANFE.

O que você não deve aceitar é o PDF do DANFE como fonte de dados. Ele é uma representação visual, não o documento fiscal. Extrair item de PDF por leitura ótica reintroduz exatamente o erro de digitação que você está tentando eliminar.

• Arquivo XML enviado pelo fornecedor — imediato, mas depende dele
• Distribuição de DF-e da SEFAZ — confiável e independente do fornecedor
• Chave de acesso de 44 dígitos digitada do DANFE — funciona como último recurso

Confira se a nota é realmente sua antes de importar

Antes de o arquivo movimentar qualquer saldo, três verificações evitam a maioria dos problemas.

O CNPJ do destinatário precisa ser o da sua empresa — parece óbvio, mas em grupos com mais de um CNPJ é comum o XML da filial acabar importado na matriz. O documento precisa estar autorizado, não cancelado nem denegado: uma nota cancelada que entrou no estoque vira diferença de inventário que ninguém consegue explicar depois. E o CFOP de entrada precisa fazer sentido para a operação: compra para revenda, devolução, remessa em consignação e bonificação têm tratamentos diferentes, e tratar todas como compra distorce tanto o custo quanto a apuração.

• CNPJ do destinatário igual ao da empresa que está importando
• Situação do documento: autorizado, e não cancelado ou denegado
• CFOP compatível com a operação real — compra, devolução, bonificação ou remessa
• Chave de acesso ainda não importada, para o saldo não subir duas vezes

Vincular o item do fornecedor ao seu produto

Aqui está o trabalho de verdade, e nenhum sistema honesto promete fazer isso sozinho na primeira vez. O fornecedor chama de "ARROZ BRANCO T1 PCT 5KG"; no seu catálogo o mesmo produto é "Arroz branco tipo 1 5kg". São o mesmo item, com nomes diferentes.

O caminho mais seguro é o EAN. Quando o XML traz o código de barras e ele já existe no seu catálogo, o vínculo é automático e não erra. Sem EAN, a associação é manual — mas só na primeira compra. A partir da segunda nota daquele fornecedor, o vínculo já está memorizado e a importação passa a ser quase instantânea.

Itens que não existem no catálogo viram produtos novos, e aí você precisa definir NCM, unidade comercial e preço de venda antes de liberar para emissão. É o momento certo para fazer isso: você tem o XML do fornecedor na frente, com o NCM que ele usou como referência.

app.orbinota.com.br/catalog/stock/entries/import

Unidade e fator de conversão: onde o saldo costuma quebrar

Você compra caixa e vende unidade. O XML diz "1 CX"; seu estoque precisa registrar 12 unidades. Se o fator de conversão não for informado, o sistema credita 1 no saldo e você fica com 11 unidades invisíveis — que aparecem como falta quando o cliente vem comprar.

O erro inverso é igualmente comum e mais caro: registrar 12 quando entrou 1, inflando o estoque e permitindo vender o que não existe. Em NFC-e no balcão isso vira venda cancelada na frente do cliente.

Defina o fator antes de confirmar a entrada, não depois. Corrigir saldo depois de movimentado exige ajuste de inventário, que é rastreado e precisa de justificativa.

Custo real, e o preço de venda que nasce dele

O valor unitário do XML raramente é o seu custo. Frete, seguro, despesas acessórias e desconto entram na conta. Tributos entram ou não dependendo do regime: no Simples Nacional o ICMS destacado normalmente compõe o custo; em regimes com direito a crédito, não.

Essa distinção não é detalhe contábil — ela muda a margem. Um produto com 8% de tributo tratado errado tem a margem calculada com 8% de desvio, e a loja descobre isso no fim do trimestre.

Com o custo fechado, o preço de venda pode ser derivado por margem sobre o custo real de entrada, e não por um número que alguém chutou olhando o concorrente.

• Valor unitário do item no XML
• Frete, seguro e despesas acessórias rateados por item
• Descontos concedidos na nota
• Tributos que compõem custo, conforme o regime tributário da empresa

Importar duas vezes é pior do que não importar

A mesma nota importada duas vezes dobra o saldo e falseia o custo médio. É o erro mais comum quando duas pessoas mexem no estoque, ou quando alguém reenvia o arquivo achando que a primeira tentativa falhou.

A proteção é guardar a chave de acesso de 44 dígitos de cada entrada já processada e recusar a repetição. A chave é única por documento em todo o país, então serve como identificador definitivo.

Guarde também quem confirmou e quando. Quando o inventário não bater daqui a três meses, o histórico é a única forma de reconstruir o que aconteceu.

O que fazer quando o fornecedor não manda o XML

Acontece, principalmente com fornecedor pequeno. Antes de desistir e digitar tudo, tente a distribuição de DF-e: se a nota foi emitida contra o seu CNPJ e autorizada, ela está lá, independentemente do fornecedor ter enviado ou não.

Se mesmo assim não aparecer, vale conferir se a nota foi realmente emitida. Compra sem nota fiscal não entra no estoque fiscal, e forçar essa entrada cria uma diferença entre o estoque físico e o fiscal que o contador não vai conseguir fechar.