SINTEGRA e fechamento contábil

O fechamento é uma conferência, não uma caçada

Todo dia cinco do mês, em muita empresa pequena, alguém abre a caixa de e-mail e começa a procurar XML. Nota que o contador pediu, arquivo que o fornecedor mandou em fevereiro, DANFE que foi impresso mas cujo XML ninguém salvou.

Isso não é fechamento contábil. É arqueologia. E o custo aparece de duas formas: horas perdidas todo mês e informação faltando quando a Receita cruza os dados.

Um fechamento saudável é conferir números que já estão organizados. Se o dado só existe quando alguém vai procurar, o processo está quebrado desde a emissão.

Feche por competência, e feche tudo

Competência é o mês de referência, e ela não coincide necessariamente com o mês em que o dinheiro entrou. Uma nota emitida em 31 de março com pagamento em abril pertence à competência de março.

O fechamento precisa cobrir todas as situações do período, não só as notas autorizadas. Documentos cancelados, denegados, inutilizações e notas de entrada fazem parte do mesmo retrato. Deixar qualquer um deles de fora produz um fechamento que parece correto e não é.

• Documentos autorizados no período, com protocolo
• Cancelamentos, com o evento registrado e a data
• Denegações, que consumiram numeração
• Inutilizações de faixas não utilizadas
• Notas de entrada que movimentaram estoque
• Eventos de carta de correção vinculados aos documentos

Buracos na numeração são a primeira coisa que o fisco olha

A numeração de uma série é sequencial e contínua. Se o mês tem as notas 1000 a 1050 mas o 1023 não aparece em lugar nenhum — nem autorizado, nem cancelado, nem inutilizado —, existe uma pergunta aberta.

Na maioria das vezes a explicação é banal: o sistema travou no meio de uma transmissão, ou alguém testou em produção sem querer. Mas a explicação precisa estar registrada. O instrumento para isso é a inutilização, e ela tem prazo.

Antes de exportar qualquer coisa, confira se a sequência do período está íntegra. É a verificação que mais evita dor de cabeça depois.

O que é o SINTEGRA e quando ele se aplica a você

O SINTEGRA é um arquivo com os registros das operações de circulação de mercadorias, entregue ao fisco estadual. Ele nasceu antes da NF-e e, em muitos estados, foi sendo substituído pela EFD ICMS/IPI — a Sped Fiscal.

Isso significa que a obrigação depende do estado e do perfil da empresa. Muita empresa do Simples Nacional não entrega SINTEGRA; outras entregam por exigência da legislação estadual ou por convênio.

Esta é uma pergunta para o seu contador, não para o sistema. O que o software faz é organizar os registros disponíveis, rodar validações técnicas e gerar o arquivo quando ele for necessário. Ele não decide se você deve entregar.

Cadastros errados quebram o arquivo inteiro

Um arquivo fiscal é validado registro a registro, e um campo malformado costuma invalidar o conjunto.

Os erros mais frequentes são previsíveis: inscrição estadual em formato inválido, CNPJ do destinatário incompleto, NCM com menos de oito dígitos, CFOP incompatível com a operação, unidade de medida não padronizada e base de cálculo que não fecha com o total do item.

A vantagem de conferir isso na emissão, e não no fechamento, é que na emissão você tem uma nota para corrigir. No fechamento você tem trezentas.

app.orbinota.com.br/fiscal/monthly-closing

O pacote que o contador realmente quer receber

Contador não quer um e-mail com trinta anexos soltos. Quer um pacote por competência, organizado, em que ele consiga conferir totais sem abrir arquivo por arquivo.

Na prática isso significa os XMLs de saída e entrada, os eventos vinculados, um CSV ou relatório com os totais do período e o arquivo fiscal quando aplicável. Tudo com o mesmo mês de referência no nome.

Quando esse pacote sai pronto do sistema, o fechamento deixa de ser negociação entre você e o escritório e vira uma entrega.

• XML de todos os documentos de saída autorizados
• XML das notas de entrada do período
• Eventos: cancelamentos, cartas de correção e inutilizações
• Resumo de totais em CSV, para conferência rápida
• Arquivo SINTEGRA, quando a empresa estiver obrigada

Guarde cinco anos, e guarde o XML

O prazo de guarda dos documentos fiscais eletrônicos é de cinco anos. O que precisa ser guardado é o XML, não o PDF do DANFE — o PDF é representação, o XML é o documento.

Guardar só no computador da loja é assumir que nenhum HD falha e nenhum notebook é roubado. Backup em local separado, testado de vez em quando, é parte da obrigação e não um luxo de empresa grande.